Seiring dengan berkembangnya teknologi, maka segala pekerjaan bisa dilakukan secara online, termasuk surat lamaran pekerjaan. Tidak sedikit perusahaan yang meminta para pelamarnya untuk mengirimkan lamaran pekerjaan mereka lewat email. Ini akan terlihat lebih simple dan lebih mudah bagi HRD untuk menyeleksi mereka yang benar-benar kompeten. Sayangnya, masih banyak pelamar kerja yang tidak mengetahui cara yang tepat mengirimkan surat lamaran pekerjaan via email. Sekalipun surat lamaran kerja dan CV yang dibuat menarik, tetapi jika masih ada kesalahan yang sifatnya kecil, bisa saja lamaran anda tidak diterima.
1.Subyek Email
Tidak sedikit pelamar yang mengirimkan surat lamaran tanpa subject yang jelas. Bahkan ada pula yang mengosongkan subyeknya. Padahal yang namanya pelamar kerja jumlahnya tidak hanya satu, bahkan bisa ratusan per hari. Jika HRD harus membuka email satu demi satu untuk mengetahui ini email jenis apa rasanya sangat membosankan. Oleh karena itu, seleksi awal harus dilakukan. Dan subject harus dituliskan secara jelas oleh pelamar. Banyak HRD yang membuang surat pelamar lantaran tidak menuliskan subject nya secara jelas. Untuk bisa melamar pekerjaan, tulislah subject yang sesuai dan jelaskan posisi apa yang anda lamar. Jika perusahaan menentukan format subject, anda sebaiknya mengiktunya. Jika tidak ada format yang ditentukan oleh perusahaan, tuliskan subject yang baik seperti
[Lamaran kerja-Posisi yang diinginkan]-Namapelamar
Dan sebagainya
2. Badan email
Kesalahan kedua para pelamar yang mengirimkan lamaran kerjanya lewat email adalah isi/body email. Kasus yang paling umum adalah badan email kosong. Isinya hanya attachment saja. Mungkin sudah menuliskan subject dengan tepat, tetapi rasanya malas bukan jika harus membuka email yang bodynya kosong?
Jika perusahaan meminta surat lamaran pekerjaan dibuat dalam bentuk pdf/docx yang dibuat sebagai attachment, tetap saja tuliskan pengantar yang isinya surat lamaran pekerjaan anda. Tuliskan dengan bahasa yang baku dan sopan. Tidak usah terlalu panjang dan berbelit-belit, jelaskan saja dengan singkat siapa anda dan apa tujuan anda melamar pekerjaan dan apa saja yang harus anda lampirkan serta hal-hal apa yang menurut anda perlu diketahui oleh HRD.
3. Gunakan Alamt email yang sesuai dengan nama/pekerjaan anda
Setelah subject dan body email dibuat, maka gunakan email yang terkesan profesional. Jangan gunakan email yang namanya alay. Bisa-bisa dituduh anak SMP/SMA yang masih labil. Dalam tampilan email, displayname akan muncul pada sebelah kiri. Jika tidak disetting maka akan muncul alamat email tersebut. Dari situ, sudah tidak menunjukkan bahwa anda adalah manusia yang bisa diterima untuk bekerja kecuali perusahaan tersebut mencari orang alay.
4. Attachment atau Lampiran
Selanjutnya adalah tentang attachment. Rasanya tidak mungkin mengirimkan lamaran hanya dalam body email saja. Jangan mengisi body email terlalu panjang. Sertakan perkenalan yang singkat lalu sertakan attachment sesuai dengan kebutuhan. Umumnya, CV (Curriculum Vitae) disertakan sebagai attachment. Jangan hanya mengirimkan lamaran kerja singkat saja.
Agar bisa mengirim attachment dengan baik,ikuti aturan berikut ini:
1.Kelengkapan attachment
Lengkapi semua berkas yang diminta oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan. Ada juga perusahaan yang mengharuskan pelamarnya mengirimkan scan ijazah, SKKB, portofolio dan sebagainya. Sebaiknya, perhatikan kelengkapan tersebut dan sesuaikan dengan posisi yang anda butuhkan.
2. Kompresi
Jika ukuran file attachment terlalu besar, anda bisa mengkompresnya hingga ukurannya cukup kecil untuk bisa didownload. Jangan mengirimkan file sampai bermega-mega.